Franeker Management Academie

  • Vergroot lettergrootte
  • Standaard lettergrootte
  • Verklein lettergrootte
Home Vergaderen Vergadertips

Vergadertips

Over ‘dagelijkse problemen’ kun je beter kort op het werk vergaderen. De grote waarde van ‘buiten de deur vergaderen’ is rust en concentratie. Dan kun je ideeën ontwikkelen en oplossingen ontwerpen. Dat doe je in teamverband. Zeker als je elkaar niet mee de hele dag op het werk ziet en de vraagstukken complexer worden.  

Interactie en samenwerking tussen de teamleden is de sleutel tot succes. De FMA speelt daarop. Wij bieden een creatieve werkomgeving (flip overs, white boards, parkeerruimte voor flappen, moderatie-borden) Zo zorgen we dat manager en facilitator het maximale uit de meeting halen. 

Tips om de tijd optimaal benutten

Voorbereiding

  1. Focus. Vertaal uw bedrijfsprobleem in één ontwerpdoelstelling
  2. Ontleed deze doelstelling in subvragen
  3. Bepaal nauwkeurig wie gezien hun inbreng aanwezig moeten zijn.
  4. Structureer de agenda in de tijd
  5. Plan werkblokken in van 75 minuten en een relax-blok daarna van 15 minuten  

Ontwerpproces

  1. De manager vertelt een ‘real life’ verhaal dat de urgentie illustreert. Geen lange power points.
  2. Een facilitator (een deelnemer, of van buiten) leidt het proces; legt de wijze van werken uit
  3. Begin met een terrein- en probleemverkenning; iedere deelnemer levert een bijdrage
  4. Zorg voor momenten waarin men individueel of in een groepje kan nadenken over een voorliggend vraagstuk. Dus geen ‘jumping to conclusions’  
  5. De facilitator visualiseert de voortgang (FMA beschikt over speciale moderatieborden)

Afsluiting

  1. Facilitator sluit af met een bondige conclusie; hij evalueert daarna kort het groepsproces
  2. Manager stelt aan de orde hoe we de conclusies op korte termijn gaan toepassen / uitwerken
  3. Bepaal nauwkeurig wie ervoor zorgt wanneer wat klaar moet zijn
  4. Plan een evtl. nieuwe bijeenkomst om de volgende sprong in het ontwerpproces te maken
  5. Documenteer de afspraken, schema’s etc en mail die aan de deelnemers