Vooraf. Nodig de deelnemers uit met een bondige email. Wat zijn de doelstelling, agendapunten, en tijdstippen? Geef de locatie helder aan. Voeg de routebeschrijving toe. Stuur 60 minuten voorafgaand aan de vergadering een herinneringsmail. Formuleer daarin een openingsvraag zodat de deelnemers zich mentaal al gaan prepareren.
Aanwezigheid. Maak meteen duidelijk dat u graag wilt dat de deelnemers de hele vergadering bijwonen. Indien u meer vergaderingen heeft gepland, bespreek dan tijdens de eerste sessie wat een geldig excuus is om niet te verschijnen. Geef aan dat men zich bij u af moet melden indien men onverhoopt toch niet aanwezig kan zijn.
Time management. Beloof (en doe dat ook) dat de bijeenkomst op tijd begint en zal eindigen. Maak duidelijk hoe belangrijk u het vindt dat er niet slordig met elkaars tijd wordt omgegaan.
Participatie. Laat voelen en merken dat de mening van elke deelnemer telt. Moedig elke deelnemer vrij uit te spreken, maar op zijn beurt ook aandachtig naar anderen te luisteren.
Evalueer. Trek aan het einde van de meeting 5 minuten uit om te evalueren: Hoe liep het? Wat is goed, wat kan beter? Leer uw team zijn eigen effectiviteit te bespreken.
